Unternehmen, die in Deutschland im Handelsregister eingetragen sind, müssen bei der Gestaltung ihrer Geschäftskorrespondenz rechtliche Vorschriften befolgen. Die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben dienen dazu, grundlegende Unternehmensinformationen von Beginn der Geschäftsbeziehung an offenzulegen.
Die Arten von Schriftstücken, auf denen Informationen angegeben werden müssen, umfassen:
- Rechnungen
- Quittungen
- Verkaufsangebote
- Preisangebote
- Schriftliche Mitteilungen
- Arbeitsverträge
- Gedruckte Briefe und Schreiben an andere Unternehmen
- Jedes gedruckte Schreiben, das von der Firma an eine externe Partei gerichtet ist
Die Informationen, die angegeben werden müssen, sind:
- Der im Handelsregister eingetragene Name der Firma.
- Die Rechtsform der Firma, wie z.B. e. Kfm. oder e. K.
- Die Stadt, in der die Firma im Handelsregister eingetragen ist, bekannt als "der Ort seiner Handelsniederlassung".
- Das Gericht, bei dem das Handelsregister geführt wird.
- Die Handelsregisternummer.
Geschäftsbriefe einer offenen Handelsgesellschaft (oHG) und einer Kommanditgesellschaft (KG) müssen laut den §§ 125a und 177a des Handelsgesetzbuches (HGB) die folgenden Informationen enthalten:
- Der vollständige Name der Firma, wie er im Handelsregister eingetragen ist.
- Die Rechtsform der Firma (oHG oder KG).
- Der eingetragene Sitz der Firma (zum Beispiel Kassel).
- Das Registergericht, bei dem die Firma eingetragen ist (zum Beispiel Amtsgericht Kassel).
- Die Nummer, unter der die Firma (hier oHG oder KG) im Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel HRA 10000).
Für Aktiengesellschaften (AG)
gilt gemäß § 80 des Aktiengesetzes, dass auf allen geschäftlichen Schreiben, die an bestimmte Personen gerichtet sind (einschließlich Bestellformulare), in jeglicher Form die folgenden Informationen angegeben werden müssen:
- Der vollständige Name der Gesellschaft, wie er im Handelsregister eingetragen ist.
- Die Rechtsform der Gesellschaft (AG).
- Der eingetragene Sitz der Gesellschaft (zum Beispiel Kassel).
- Das Registergericht, bei dem die Gesellschaft eingetragen ist (zum Beispiel Amtsgericht Kassel).
- Die Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel HRB 10000 für eine AG).
- Alle Mitglieder des Vorstands (der Vorsitzende des Vorstands wird als solcher gekennzeichnet) mit mindestens ihrem vollständigen Vornamen und ihrem Nachnamen.
- Der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit mindestens einem vollständigen Vornamen und dem Nachnamen.
GmbH oder UG (haftungsbeschränkt)
Gemäß § 35a des GmbH-Gesetzes müssen eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und eine Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) auf allen Geschäftsbriefen, unabhängig von ihrer Form, die folgenden Informationen angeben:
- Der vollständige Name der Gesellschaft, wie er im Handelsregister eingetragen ist.
- Die Rechtsform der Gesellschaft, zum Beispiel Gesellschaft mit beschränkter Haftung, Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) oder UG (haftungsbeschränkt).
- Der eingetragene Sitz der Gesellschaft (zum Beispiel Kassel).
- Das Registergericht, bei dem die Gesellschaft eingetragen ist (zum Beispiel Amtsgericht Kassel).
- Die Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel HRB 12345).
- Der Name des Geschäftsführers.
Für Kleinunternehmen und Einzelunternehmer:
Der vollständige Name des Eigentümers muss angegeben werden. Wenn Sie beispielsweise ein Café mit dem Namen Liekaffee besitzen, aber keinen Handelseintrag haben, müssen Sie ebenfalls den vollständigen Namen des Eigentümers angeben.
Wenn die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen in einem Geschäftsbrief fehlen, hat das Registergericht das Recht, eine Geldstrafe von bis zu 5.000 Euro zu verhängen. Diese Strafe kann mehrmals verhängt werden.
Bitte beachten Sie, dass auf allen Rechnungen die Steuernummer des Unternehmens angegeben werden muss:
Die in Geschäftsbriefen erforderlichen Pflichtangaben dienen dazu, Geschäftspartnern wichtige Informationen zu liefern und ihnen den Zugriff auf Informationen aus dem Register zu ermöglichen. Sie stellen somit eine Marktverhaltensregelung zum Schutz der Marktteilnehmer dar. Hinsichtlich der Frage, ob das Fehlen solcher Informationen auch einen Verstoß gegen das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) darstellt, ist eine Einzelfallprüfung wichtig.
Wie müssen die Pflichtinformationen in einem Geschäftsbrief präsentiert werden?
Es gibt keine allgemeine Regelung für das Format und die Darstellung der Pflichtangaben in Geschäftsbriefen. Das Unternehmen hat das volle Recht, die Informationen auf seinen Schreiben so zu präsentieren, wie es dies für angemessen hält.
Mein Rat für die Gestaltung formeller Schreiben:
Ich empfehle, die Pflichtangaben am Ende des Schreibens anzugeben, zusammen mit der Bankkontonummer des Unternehmens, Kontaktinformationen wie E-Mail, Telefonnummer und, falls vorhanden, der Website, sowie den Steuernummer-Informationen.
Beispiel für detaillierte Unternehmensinformationen von Liekasse UG:
Die in diesem Artikel präsentierten Informationen wurden mit großer Sorgfalt recherchiert.
Trotz dieser Sorgfalt übernehme ich keine Gewähr für die Korrektheit und Vollständigkeit der zur Verfügung gestellten Daten.
Es ist besonders hervorzuheben, dass diese Informationen eine individuelle, fachkundige Beratung für Ihren spezifischen Fall durch einen Experten nicht ersetzen können.
Quellen:
https://www.ihk.de/berlin/
www.sevdesk.de
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